Cadre d’intervention et critères de prise en charge appliqués par l’AGEFICE

Dans le cadre de ses activités, l’AGEFICE a notamment pour mission le financement des actions de formation de ses ressortissants.

Sont ressortissants de l’AGEFICE, les dirigeants non-salariés des secteurs du Commerce, de l’Industrie et des Services ainsi que leurs conjoints-collaborateurs ou conjoints-associés, qui aux vues de leur attestation de Contribution à la Formation Professionnelle (CFP) sont à jour du versement de cette contribution et relèvent de notre champ de compétence.

En application de nos procédures, lorsqu’un dirigeant envisage de suivre une action de formation et de solliciter nos services pour contribuer au financement de cette action de formation :

  1. Le dirigeant (ou son conjoint) détermine son besoin en formation et l’action de formation permettant de répondre à ce besoin,
  2. Il vérifie qu’il est bien ressortissant de l’AGEFICE, aux vues de son attestation CFP,
  3. Il choisit et contacte l’Organisme de formation auprès duquel il souhaite se former afin d’obtenir les documents nécessaires au dépôt d’un dossier de demande de financement,
  4. Il s’adresse à l’un des Points d’Accueil AGEFICE présent sur le département au sein duquel il exerce son activité professionnelle pour que ce Point d’Accueil l’accompagne dans ses démarches et saisisse avec lui la demande de prise en charge à transmettre à l’AGEFICE,
  5. Il suit l’action de formation et récupère, à l’issue de celle-ci, les documents nécessaires à la demande de remboursement ou au financement de l’action.

Conformément aux critères de prise en charge appliqués par l’AGEFICE :

  • Le dépôt de la demande de financement d’action de formation doit être réalisé, à l’initiative du dirigeant ou de son conjoint ressortissant de l’AGEFICE, avec l’aide d’un Point d’Accueil AGEFICE,
  • Le dossier de demande de financement d’action de formation doit être complété et transmis par un Point d’Accueil au siège de l’AGEFICE, avant le début de l’action de formation,
  • Le bénéficiaire de l’action de formation reste seul responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité au risque de s’exposer à une perte du droit au remboursement de son action de formation. La demande de prise en charge, la convention de formation, les feuilles d’émargement ou attestations de présence et tout document portant la signature du bénéficiaire,participent aux contrôles relatifs à l’origine de la demande ainsi qu’au suivi de l’action de formation.Il est donc impératif que cette signature soit apposée par le bénéficiaire, et par lui seul, à l’exclusion de toute délégation mise en place au sein de l’entreprise, et que cette signature soit identique sur l’ensemble des justificatifs,
  • En cas de modification des dates de formation par rapport à la demande initiale, les nouvelles dates doivent impérativement être communiquées à l’AGEFICE par formulaire dédié ; dans le cas contraire, le demandeur s’expose à voir sa demande de report refusée entraînant la perte de son droit au financement de son action de formation,
  • Le respect de ces critères et formalités conditionne le bon traitement des demandes de financement, le respect des délais de traitement par les services de l’AGEFICE, la sauvegarde des droits pour les bénéficiaires et le versement efficace et effectif des fonds au titre du financement des actions de formations. Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner la perte du droit au remboursement de l’action de formation,

Dans le respect de la réglementation, et conformément à son habilitation, l’AGEFICE a notamment pour missions de gérer les fonds issus de la CFP, de veiller à la bonne utilisation de ces fonds et de s’assurer de la qualité des actions qu’elle finance ainsi que de la fiabilité des organismes de formation qui réalisent ces actions.

Dans ce cadre, l’AGEFICE est susceptible de réaliser différents contrôles, sur pièces, par enquête ou sur Site.

Ces contrôles ont pour objet de vérifier le respect de ses critères de prise en charge, la conformité des documents et justificatifs reçus au regard des prestations proposées, le suivi effectif de l’action par le bénéficiaire de l’action de formation et l’assiduité de ce dernier.

Contrôles conduits par l’AGEFICE

Dans le cadre de ses activités, l’AGEFICE a notamment pour mission le financement des actions de formation de ses ressortissants.

Sont ressortissants de l’AGEFICE, les dirigeants non-salariés des secteurs du Commerce, de l’Industrie et des Services ainsi que leurs conjoints-collaborateurs ou conjoints-associés, qui aux vues de leur attestation de Contribution à la Formation Professionnelle (CFP) sont à jour du versement de cette contribution et relèvent de notre champ de compétence.

En application de nos procédures, lorsqu’un dirigeant envisage de suivre une action de formation et de solliciter nos services pour contribuer au financement de cette action de formation :

  1. Le dirigeant (ou son conjoint) détermine son besoin en formation et l’action de formation permettant de répondre à ce besoin,
  2. Il vérifie qu’il est bien ressortissant de l’AGEFICE, aux vues de son attestation CFP,
  3. Il choisit et contacte l’Organisme de formation auprès duquel il souhaite se former afin d’obtenir les documents nécessaires au dépôt d’un dossier de demande de financement,
  4. Il s’adresse à l’un des Points d’Accueil AGEFICE présent sur le département au sein duquel il exerce son activité professionnelle pour que ce Point d’Accueil l’accompagne dans ses démarches et saisisse avec lui la demande de prise en charge à transmettre à l’AGEFICE,
  5. Il suit l’action de formation et récupère, à l’issue de celle-ci, les documents nécessaires à la demande de remboursement ou au financement de l’action.

Conformément aux critères de prise en charge appliqués par l’AGEFICE :

  • Le dépôt de la demande de financement d’action de formation doit être réalisé, à l’initiative du dirigeant ou de son conjoint ressortissant de l’AGEFICE, avec l’aide d’un Point d’Accueil AGEFICE,
  • Le dossier de demande de financement d’action de formation doit être complété et transmis par un Point d’Accueil au siège de l’AGEFICE, avant le début de l’action de formation,
  • Le bénéficiaire de l’action de formation reste seul responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité au risque de s’exposer à une perte du droit au remboursement de son action de formation. La demande de prise en charge, la convention de formation, les feuilles d’émargement ou attestations de présence et tout document portant la signature du bénéficiaire,participent aux contrôles relatifs à l’origine de la demande ainsi qu’au suivi de l’action de formation.Il est donc impératif que cette signature soit apposée par le bénéficiaire, et par lui seul, à l’exclusion de toute délégation mise en place au sein de l’entreprise, et que cette signature soit identique sur l’ensemble des justificatifs,
  • En cas de modification des dates de formation par rapport à la demande initiale, les nouvelles dates doivent impérativement être communiquées à l’AGEFICE par formulaire dédié ; dans le cas contraire, le demandeur s’expose à voir sa demande de report refusée entraînant la perte de son droit au financement de son action de formation,
  • Le respect de ces critères et formalités conditionne le bon traitement des demandes de financement, le respect des délais de traitement par les services de l’AGEFICE, la sauvegarde des droits pour les bénéficiaires et le versement efficace et effectif des fonds au titre du financement des actions de formations. Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner la perte du droit au remboursement de l’action de formation.

 

Conséquences lors d’anomalies constatées

L’AGEFICE a conduit, au cours de l’année 2017, des opérations de contrôles auprès des organismes de formation dispensant des actions de formation qui bénéficient d’un financement par notre dispositif.
Si la très grande majorité de ces contrôles se sont déroulés avec la pleine collaboration des organismes concernés, certains organismes de formation se sont montrés réfractaires à cette démarche.

L’AGEFICE est susceptible de réaliser un contrôle de service à l’occasion de toute action de formation pour laquelle elle a reçu une demande de prise en charge.
En application des critères de prise en charge de l’AGEFICE, l’organisme de formation dispensateur accepte par avance que l’AGEFICE puisse :

  • solliciter auprès des bénéficiaires et des prestataires de formation toutes informations ou pièces complémentaires (par téléphone, par mail, par courrier, par questionnaire notamment) ;
  • mener directement ou via un prestataire dédié, sans information préalable, toutes opérations ponctuelles et inopinées de contrôle avant, pendant et après la réalisation des actions de formation.

En cas de refus par l’organisme, de non-respect de ces dispositions ou si des irrégularités devaient être constatées à l’occasion d’un contrôle réalisé, et en fonction de leur récurrence et de leur gravité, l’AGEFICE se réserve le droit d’appliquer les mesures suivantes :

  • suspension des accords prises en charge et du règlement des financements accordés, y compris durant la période où des investigations complémentaires devraient être conduites ou dans l’attente d’une régularisation de la situation ;
  • demande de remboursement de tout ou partie des financements accordés ;
  • refus de tout financement ultérieur ;
  • refus de candidature lors des appels à projets ou à proposition(s) ;
  • retrait de la mention de l’organisme du site internet de l’AGEFICE, voire suppression des droits d’accès à certains contenus privatifs ;
  • signalement aux services de l’Etat ;
  • suspension de toute collaboration avec l’organisme.

L’AGEFICE se réserve également le droit d’appliquer ces mêmes mesures si :

  • des écarts sont constatés lors de l’étude de la demande de financement ou de remboursement ;
  • les critères, procédures et formalismes de l’AGEFICE ne sont pas respectés par l’organisme ;
  • des réclamations et signalements, graves et récurrents, sont faits par les ressortissants de l’AGEFICE ou d’autres financeurs ;
  • des rapports de contrôle de services de l’Etat signalent une fraude ou autre dysfonctionnement susceptibles de donner lieu à une sanction.
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