Les obligations des organismes de formation vis-à-vis des stagiaires

Toute personne physique ou morale qui exerce, à titre principal ou accessoire, l’activité de dispensateur de formation professionnelle doit, avant de conclure une convention de formation ou un contrat de formation professionnelle avec son commanditaire, lui communiquer toute une série d’informations préalables, dans le respect des règles applicables en matière de publicité.

Tout organisme de formation doit par ailleurs établir le règlement intérieur applicable aux stagiaires.
Toute infraction à ces obligations peut être punie d’une amende de 4 500 € et/ou d’un emprisonnement d’un an.
Les dispensateurs de formation doivent par ailleurs respecter plusieurs formalités lors de leur création et des règles de fonctionnement.

Tout personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue doit justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement qui interviennent à quelque titre que ce soit dans les prestations de formation qu’elle réalise, et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées dans le champ de la formation professionnelle.

Comment se formalise l’achat de formation ?

La réalisation d’actions de formation doit être précédée de la conclusion d’une convention de formation ou donner lieu à un bon de commande et à une facture. Les conventions et, en l’absence de conventions, les bons de commande ou factures, établis pour la réalisation de ces actions, précisent :

  1. L’intitulé, la nature, la durée, les effectifs, les modalités du déroulement et de sanction de la formation ;
  2. Le prix et les contributions financières éventuelles de personnes publiques.

Lorsque la formation a lieu à l’initiative du salarié avec l’accord de son employeur ou lorsqu’elle se déroule en dehors du temps de travail avec l’accord du salarié et que la formation a notamment pour objet l’obtention d’un diplôme, d’un titre à finalité professionnelle, d’un certificat de qualification professionnelle, les éléments figurant au 1° ci-dessus font l’objet d’une convention avec la personne qui bénéficie de la formation (le salarié).

A l’issue de la formation, le prestataire délivre au stagiaire une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.

Qu’est ce qu’un contrat de formation ?

Lorsqu’une personne physique entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais, un contrat doit être conclu entre elle et le dispensateur de formation.

Ce contrat est conclu avant l’inscription définitive du stagiaire et tout règlement de frais.

Il doit, à peine de nullité, préciser :

Si la formation est entreprise par une personne physique, à titre individuel et à ses frais, les informations mentionnées ci-dessus ainsi que les tarifs, les modalités de règlement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage sont remis au stagiaire potentiel avant son inscription définitive et tout règlement de frais.

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La nature, la durée, le programme et l’objet des actions de formation qu’il prévoit ainsi que les effectifs qu’elles concernent ;

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Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat;

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Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare;

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Les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.
Dans le délai de dix jours à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec accusé de réception . Si, par suite de force majeure dûment reconnue, le stagiaire est empêché de suivre la formation, il peut résilier le contrat. Dans ce cas, seules les prestations effectivement dispensées sont dues au prorata temporis de leur valeur prévue au contrat.

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Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en oeuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation;

Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l’expiration du délai de rétractation de 10 jours. Il ne peut être payé à l’expiration de ce délai une somme supérieure à 30 % du prix convenu. Le solde donne lieu à échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l’action de formation.

Quelles sont les obligations en matière de règlement intérieur ?

Tout organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires reçus dans ses locaux ou dans ceux mis à sa disposition.

Ce règlement comporte trois volets :

  • les règles d’hygiène et de sécurité, lesquelles peuvent être adaptées selon le lieu de la formation,
  • les règles disciplinaires (nature et échelle des sanctions, procédure disciplinaire), qui doivent respecter les prescriptions des articles R. 6352-5et suivants du Code du travail,
  • et, uniquement pour les formations de plus de 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires (organisation des élections, rôle des représentants des stagiaires), conformes aux dispositions des articles R. 6352-9 et suivants du Code du travail.

La formation peut-elle s’effectuer à distance ?

La formation peut être séquentielle. Elle peut s’effectuer en tout ou partie à distance (formations ouvertes ou à distance – FOAD), le cas échéant en dehors de la présence des personnes chargées de l’encadrement. Dans ce cas, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire qui suit une séquence de FOAD, sont précisés dans le programme de formation et doivent comprendre notamment : 1° Les compétences et qualifications des personnes chargées d’assister le bénéficiaire de la formation ; 2° Les modalités techniques selon lesquelles le stagiaire est accompagné ou assisté, les périodes et les lieux mis à sa disposition pour s’entretenir avec les personnes chargées de l’assister ou les moyens dont il dispose pour contacter ces personnes ; 3° Les délais dans lesquels les personnes en charge de son suivi sont tenues de l’assister en vue du bon déroulement de l’action, lorsque cette aide n’est pas apportée de manière immédiate.

L’assiduité du stagiaire contribue à justifier de l’exécution de l’action de formation.
Pour établir l’assiduité d’un stagiaire à des séquences de FOAD, sont pris en compte :
1° Les justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux demandés au stagiaire (ces travaux, ainsi que le temps estimé pour les réaliser, doivent être précisés dans le programme de formation) ;
2° Les informations et données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du bénéficiaire par le dispensateur de la formation ;
3° Les évaluations spécifiques, organisées par le dispensateur de la formation, qui jalonnent ou terminent la formation.

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