Certains de vos clients sont ressortissants de l’AGEFICE ?
Les chefs d’entreprise ressortissants de l’AGEFICE doivent constituer leurs demandes de financement auprès d’un Point d’accueil de leur région. Ces demandes doivent impérativement être préalables au début du stage et y être déposées suffisamment à l’avance pour que le Point d’accueil dispose du temps nécessaire au traitement de la demande et à la réunion d’éventuels documents manquants.
Une demande de financement se fait en deux temps :
La demande préalable de prise en charge que le chef d’entreprise dépose auprès de son Point d’accueil
Elle se compose de plusieurs documents qui permettront à l’AGEFICE d’émettre un avis sur la prise en charge demandée.
Les documents concernant les organismes de formation et que ces derniers doivent remettre avant le début du stage au chef d’entreprise sont :
- Le programme détaillé de l’action de formation envisagée sur papier à en-tête
- Une convention de formation datée et signée par les deux parties
L’AGEFICE après étude donne un accord de prise charge/ un refus ou émet une relance si certains documents sont manquants ou non conformes.
La demande de remboursement qui consiste pour le chef d’entreprise à remettre à son Point d’accueil à l’issue de son stage les documents nécessaires au remboursement de son action de formation.
Ces demandes doivent être transmises dans les quatre mois maximum suivant la date de fin effective de formation.
Les documents que l’organisme de formation devra transmettre dans ces délais au chef d’entreprise sont les suivants :
Une attestation de présence
- sur papier à en-tête de l’OF
- datée
- mentionnant l’intitulé du stage, ses dates, le nombre d’heures prévues et le nombre d’heures effectivement réalisées ainsi que le nom et le prénom du stagiaire.
- ce document doit être tamponné et signé par les deux parties.
L’attestation de présence en tant que document officiel certifiant le suivi de la formation ne peut être signée que par le stagiaire et par aucune autre partie quelles que soient les délégations de signatures pouvant exister par ailleurs. Une attestation signée par une tierce personne entraîne la perte du droit à remboursement du stagiaire.
Une facture acquittée
- sur papier à en-tête de l’organisme de formation, signée et tamponnée par l’organisme de formation
- précisant le n° de la facture, le nom et l’adresse du client
- reprenant la mention « acquittée » accompagnée de la date d’acquittement
- précisant le montant facturé, l’intitulé de l’action de formation, sa durée, ses dates de réalisation, les nom et prénom du bénéficiaire
- indiquant le mode de règlement
- Si par chèque : seront indiqués le n° du chèque, son montant, le nom de la banque émettrice et la date d’acquittement
- Si par virement : doivent être indiqués le nom de la banque émettrice et la date d’acquittement
- Si en espèces : doit être précisée la date du règlement.
Pour être conforme, chacun des documents (programme/ convention/ attestation de présence et facture) devra contenir l’ensemble des éléments énumérés le concernant et tous les documents entre eux devront être cohérents au niveau des informations fournies (intitulés de stage, dates, nombre d’heures etc.)
Modèle de convention de formation
Modèle de feuille d’émargement
Modèle de d’attestation de présence
