Les formalités de création et de fonctionnement des organismes de formation : Bilan Pédagogique et Financier
Toute personne physique ou morale qui exerce, à titre principal ou accessoire, l’activité de dispensateur de formation professionnelle doit, lors de sa création, déclarer son activité. Par la suite, elle doit établir chaque année un bilan pédagogique et financier retraçant son activité, appliquer des règles comptables spécifiques et respecter, dès lors qu’elle emploie des formateurs, la convention collective nationale des organismes de formation. Les organismes étrangers exerçant en France appliquent pour leur part des règles particulières.
Qu’est ce que le bilan pédagogique et financier ?
Chaque année, le dispensateur de formation retrace son activité dans un formulaire spécifique : formulaire CERFA n° 10443*12 (Bilan pédagogique et financier retraçant l’activité de dispensateur de formation professionnelle) et son annexe : formulaires CERFA n°50199*11 (Notice explicative du bilan pédagogique et financier).
La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative.
Transmis par le Service régional de contrôle de la formation professionnelle de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte), ce document doit lui être retourné, dûment rempli, avant le 30 avril de l’année suivant celle concernée par le bilan. Le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos doivent être joints par les prestataires de formation de droit privé qui ont un total de produits supérieur à 15 244 € hors taxes au titre de la formation professionnelle continue.
Le bilan pédagogique et financier doit indiquer :
Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ;
La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ;
Les produits financiers tirés du placement des fonds reçus.
Sur la demande du préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer. Le cas échéant, cette liste mentionne le montant des résorptions opérées par le prestataire auprès des entreprises.
Quelles sont les règles comptables spécifiques ?
Des documents à établir, une comptabilité distincte
Le dispensateur de formation est tenu d’établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe. En cas d’activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre, de façon distincte, l’activité de formation professionnelle.
Les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l’expérience (VAE) sont tenus de suivre en comptabilité, de façon distincte, cette activité lorsqu’ils exercent simultanément une ou plusieurs autres activités.
Un plan comptable spécifique
Les dispensateurs de droit privé à activités multiples ou à activité unique, si celle-ci représente plus de 15 244 € de chiffre d’affaires, doivent suivre leur comptabilité conformément au plan comptable adapté aux organismes de formation.
La désignation d’un commissaire aux comptes
Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :
- trois salariés en contrat à durée indéterminée,
- 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources,
- 230 000 € au total du bilan.
Des règles propres aux organismes de formation de droit public existent aussi, notamment l’obligation de tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation professionnelle continue.
Une exonération possible de TVA
Le dispensateur de formation de statut privé peut être exclu du champ de la TVA pour les activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue.
Pour ce faire, le prestataire de formation doit demander à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) d’attester qu’il exerce son activité conformément à la réglementation sur la formation professionnelle continue. L’imprimé de demande d’attestation est disponible auprès du service des impôts ou par téléchargement : Formulaire Cerfa n°10219*10 (demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue).
Qu’est ce que la « convention collective nationale des organismes de formation » ?
Les organismes de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue doivent appliquer la convention collective nationale du 10 juin 1988 étendue par arrêté du 16 mars 1989.
Cette convention collective fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d’emploi et de travail des formateurs et du personnel administratif, et notamment des formateurs occasionnels. L’organisme de formation peut en effet faire appel, ponctuellement, à des formateurs extérieurs :
- soit des travailleurs indépendants (sans lien de subordination avec l’organisme et dûment déclaré),
- soit des salariés sous contrat à durée déterminée.
Dans ce dernier cas, et si le formateur intervient moins de 30 jours par an pour l’organisme de formation, celui-ci peut calculer les cotisations de sécurité sociale dues, non pas sur le salaire réellement versé à l’intervenant occasionnel, mais sur une assiette forfaitaire. Sur cette question, on peut se reporter aux informations figurant sur le site de l’Urssaf
Quelles sont les règles particulières pour les organismes de formation étrangers exerçant en France ?
Les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations relatives au respect de la réglementation de la « formation professionnelle tout au long de la vie ». Dans ce cas, l’organisme se déclare auprès du préfet de région compétent à raison du lieu du domicile de ce représentant.
Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre État membre de la Communauté européenne ou de l’Espace économique européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.